PRIVACY CHARTER

 

Datacontroller en gegevensbeschermingsfunctionaris
1.1. In deze privacyverklaring, FICODEX SPRL . Het hoofdkantoor bevindt zich aan de Kunstlaan 24, bus 12, 1000 Brussel (hierna “FICODEX” of “wij”) legt uit hoe ze uw persoonlijke gegevens behandelt als de “verantwoordelijke”. Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking door FICODEX van persoonlijke gegevens van klanten, potentiële klanten (prospects) en personen die op enige andere manier als koper of leverancier met FICODEX samenwerken . FICODEX heeft een vestiging eenheid en is te bereiken via e-mail op het adres in punt 7.4
1 .2 . Alle informatie betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon zijn persoonsgegevens. Dit is informatie die redelijkerwijs gerelateerd kan worden aan een persoon.  
1.3 . De functionaris voor gegevensbescherming kan per e-mail worden gecontacteerd op: info@themis-security.be
2. De persoonlijke gegevens die weverwerken
2.1. FICODEX kan uw persoonlijke gegevens op verschillende manieren verzamelen. Wij verwerken persoonsgegevens die u ons verstrekt wanneer u een contract met ons sluit, maar ook wanneer u deelneemt aan een actie of onze services gebruikt en u ons direct of indirect gegevens communiceert of wij toestaan ​​gegevens over uw interesses vast te leggen , uw gedrag en uw voorkeuren.

 

  
Informatie die u ons verstrekt
2.2. Als u een aanvraag indient bij FICODEX , hebben we de volgende persoonlijke informatie nodig :
a) Achternaam, voornaam ;
b) e-mailadres en andere contactgegevens;
c) Mogelijk andere informatie die relevant is voor uw verzoek , zoals : uw bedrijf, uw ondernemingsnummer, andere aanvullende opties.  
2.3. Als u een contract sluit met FICODEX , hebben we, afhankelijk van het type contract, product of service, de volgende persoonlijke gegevens nodig :
a) Naam, adres, postcode ;
b) contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres );
c) bedrijfsnummer , identiteitskaart, nationaal nummer   ;
d) D ata financiële (bankrekening, lening, offertes, facturen, aandelenposities).  
e) Gegevens met betrekking tot uw verzekering
f) De persoonlijke gegevens van uw klanten
Deze persoonlijke gegevens moeten worden gecommuniceerd rechtstreeks naar FICODEX . Als u ons geen “verplichte” informatie verstrekt (die verschilt afhankelijk van het soort contract ), kunnen we mogelijk niet de gevraagde service leveren en het contract niet sluiten.  

 

 
Informatie over uw gebruik van onze diensten en / of producten
2.5. Als u gebruikmaakt van de diensten aangeboden door FICODEX of als u een contract met ons sluit, verwerken wij de gegevens als onderdeel van onze diensten, zoals:
a)      Vanuit het perspectief van de boekhoudkundige organisatie
1.        De rekeningen bijhouden
2.        Advies over de boekhoudkundige en administratieve organisatie
3.        (Andere missies mogelijk: in te vullen op een optionele basis …)
b)      Vanuit het perspectief van het vennootschapsrecht en non-profitorganisaties
1.        Het opstellen van de jaarrekening
2.        De voorbereiding van de jaarlijkse algemene vergadering voor de goedkeuring van de jaarrekening.
3.        Indiening van jaarrekeningen goedgekeurd door de Nationale Bank van België volgens de wet.
4.        Bijstand met betrekking tot vennootschapsrecht / NPO
5.        (Andere missies mogelijk: in te vullen op een optionele basis …)
c)      Van de belastingshoek
1.        Voltooiing van de administratieve formaliteiten met betrekking tot belastingverplichtingen
2.        Schrijven en / of archiveren van btw-aangiften : maandelijks / driemaandelijks
3.        Schrijven en / of archiveren van belastingaangiften : ISOC – IPP
4.        Verdedig de belangen van de opdrachtgever met belastingadministraties;
5.        Andere mogelijke missies : als optie af te ronden …
d)      Vanuit het perspectief van het geven van advies / assistentie
1.        Advies over het opzetten van een bedrijf
2.        Hulp bij het schrijven van een financieel plan
3.        Informatie over de toepassing van de wetgeving inzake commerciële lease
4.        Hulp bij het verkrijgen van subsidies
5.        Tips in termen van financiële analyse van het bedrijf : ex : Ex. Dashboards, uitwerking van tussentijdse situaties …
6.        Andere missies mogelijk: in te vullen op een optionele basis …
 2.6 elke klant kunnen ook hun dossier te beheren via een online platform (FID-MANAGER) beschikbaar op onze website via een login en paswoord.
3. Stichtingen en legitieme belangen
We behandelen persoonsgegevens op basis van de volgende wettelijke gronden :
a) Toestemming
b) Uitvoering van een contract met u of precontractuele maatregelen
c) Wettelijke verplichting
d) Uitvoering van een missie van openbaar belang  
e) Legitiem belang van FICODEX
 
We behandelen persoonsgegevens in een legitiem belang wanneer we uw gegevens gebruiken voor het leveren van diensten en gerelateerde inhoud, producten en services, om met u te communiceren en voor reclame- of marketingdoeleinden in verband met producten of services die u heeft gekocht in het verleden. Onze legitieme belangen zijn bijvoorbeeld: marketing en reclame-gerelateerde producten of diensten die u hebt gekocht in het verleden, communicatie, management en informatiebeveiliging, onderzoek en analyse van onze producten of diensten, business management, zaak es juridisch, intern management en delen met onze partners .
4. De doeleinden waarvoor wij persoonsgegevens verwerken
4.1. FICODEX verwerkt persoonsgegevens voor de doeleinden (doelstellingen, doelstellingen) die hieronder worden vermeld :
a) krachtens een servicecontract dat u afsluit met FICODEX ;
b) onderhouden relaties met klanten (met inbegrip van de instandhouding van een directe relatie tussen de FICODEX eeuw gerelateerde financiële diensten, met inbegrip van de uitvoering van een contract en het nastreven van legitieme rente).
c) de verwerking en het beheer van MandS (inclusief facturering) opnieuw spawn op uw verzoek en / of voorbereiding of uitvoering van een overeenkomst;
d) klantenservice te bieden, wettelijke verplichtingen na te komen , klachten en verzoeken af ​​te handelen, te reageren op uw verzoeken en contracten uit te voeren , of voor legitieme belangen ;
e) neem proactief contact op met klanten om serviceafspraken in te plannen, een contract uit te voeren of voor legitieme belangen ;
f) uitvoeren of coördineren van eventuele terugroepacties, vanwege legitieme belangen of wettelijke verplichtingen ;
g) Marktonderzoek uitvoeren om onze activiteiten, onze merken, onze diensten en onze producten te verbeteren en de wensen van klanten te identificeren vanwege legitieme belangen ;
h) een loyaliteitsprogramma aanbieden voor de uitvoering van een contract en het nastreven van onze legitieme belangen ;
i) het verzenden van informatieve en commerciële berichten via e-mail, post of andere communicatiekanalen. Voor direct marketing kunt u zich altijd afmelden door u af te melden of uw toestemming in te trekken als u deze hebt gegeven.  
j ) voldoen aan wettelijke verplichtingen, geschillen beslechten en onze rechten afdwingen ;
(k ) de kwaliteit van de gegevens verbeteren door middel van postcode-adres en controle, vanwege onze legitieme belangen ;
5. Derden die betrokken zijn bij de behandeling
5.1. In sommige gevallen, FICODEX delen van persoonlijke gegevens met derden die “controllers” onafhankelijk. We leggen hieronder uit wanneer en waarom. FICODEX kan gegevens delen met:
a ) de servicepartners van het FICODEX distributienetwerk , voor de uitvoering van een contract of voor het nastreven van legitieme belangen ;
b ) derden aan wie wij wettelijk verplicht zijn of gemachtigd zijn om gegevens te verstrekken ;
c ) derden, als we vermoeden dat de rechten van derden zijn geschonden, strafbare feiten zijn gepleegd of misbruik is gepleegd, als ze een gerechtvaardigd belang hebben of als ze overheidsinstanties zijn. Het kunnen ook autoriteiten zijn zoals de politie, de officier van justitie ;
d ) partijen die FICODEX bijstaan in haar diensten en geen onderaannemers zijn van persoonsgegevens (bijvoorbeeld juridisch adviseurs) voor het nastreven van haar legitieme belangen ;
e ) kopers of (potentiële) investeerders voor legitieme economische en zakelijke doeleinden (zoals de verkoop van bedrijven of aandelen of reorganisatie );
f ) partijen die FICODEX bijstaan in de ontwikkeling van (directe) marketingactiviteiten om haar legitieme belangen na te streven.
5.2. De doorgifte van persoonsgegevens aan de hierboven genoemde derde partijen vindt alleen plaats als deze is geautoriseerd op basis van de toepasselijke wet- en regelgeving.  
5.3. FICODEX maakt ook gebruik van diensten van derden, die fungeren als “sub contractors” (bv, hosting service providers, een aantal software-aanbieders, mobiliteit dienstverleners of partijen die het organiseren van of het uitvoeren van acties of vragen voor ons ). Met deze aanbieders wordt FICODEX verplicht een onderaanneming contract waarin staat ze alleen persoonlijke gegevens in overeenstemming met de instructies en onder onze controle te behandelen sluiten.
5.4. Momenteel slaan we geen persoonlijke gegevens op buiten de Europese Unie. Als persoonlijke gegevens buiten de Europese Unie opzettelijk openbaar worden gemaakt, zullen we aanvullende voorzorgsmaatregelen nemen, zoals het sluiten van een Europees modelcontract.  
6. Marketing, profilering en cookies
 
6.1. FICODEX kan uw e-mailadres en telefoonnummer ook delen met Facebook, zodat Facebook kan achterhalen of u een Facebook-account hebt en gepersonaliseerde Facebook-advertenties kunt aanbieden via de Facebook Custom Audience-service wanneer u Facebook bezoekt. We gebruiken ook Google-services om gepersonaliseerde advertenties weer te geven die zijn samengesteld op basis van informatie die u aan de website of de exploitant van de toepassing verstrekt (bijvoorbeeld bij het maken van een account), uw activiteiten op deze site of applicatie (bijvoorbeeld bezochte pagina’s, opgegeven zoekopdrachten, klikken op advertenties) en demografische gegevens en gegevens over uw interesses en focus. We doen dit voor het nastreven van onze legitieme belangen. U kunt op elk moment bezwaar maken zoals beschreven in Artikel 7 hieronder.
7. Uw rechten, inclusief uw recht om bezwaar aan te tekenen
7.1. U hebt het recht om te weten welke persoonlijke gegevens we over u hebben opgeslagen en aan wie wij uw persoonlijke gegevens hebben verstrekt.  
7.2. Bovendien hebt u het recht om ons te vragen om, in overeenstemming met toepasselijke wetgeving, uw persoonlijke gegevens te corrigeren, bij te werken, te verwijderen, de verwerking van uw persoonlijke gegevens te beperken of uw persoonlijke gegevens in een gestructureerd formaat te geven, vaak gebruikt en machinaal leesbaar voor verzending naar een ander bedrijf.  
7.3. Wij zijn verplicht om uw aandacht te vestigen op uw absolute recht van verzet tegen direct marketing en aan uw rechterhand (i) zich te verzetten tegen elke behandeling, met inbegrip van profilering, gemaakt voor de voortzetting van de legitieme belangen van FICODEX of een derde   en (ii) een klacht indienen bij een autoriteit voor gegevensbescherming. In België is het de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer die is aangewezen als de autoriteit voor gegevensbescherming.  
7.4. De rechten op toegang, rectificatie, beperking van de behandeling, verwijdering of portabiliteit van uw gegevens, evenals een intrekking van de overeenkomst, kunnen kosteloos worden uitgeoefend per e-mail, formulier, telefoon of e-mail aan volgende adressen of nummers;  
 
Formulier via de website
https://www.ficodex.be
telefoon
+32 (0) 2 770 05 73
mail
FICODEX – Avenue des Arts 24 Box 12 – 1000 Brussel
8. Beveiliging
 
8.1. We hebben passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onwettige verwerking.
8.2. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet correct zijn beveiligd of als u aanwijzingen hebt voor ongepast of oneigenlijk gebruik van uw persoonlijke gegevens, neemt u dan contact op met onze klantenservice via het e-mailadres vermeld in artikel 7.4.
9. Houdbaarheid
We slaan alleen persoonlijke gegevens op zolang als nodig is voor de doeleinden waarvoor deze is verkregen, tenzij we wettelijk verplicht zijn om persoonlijke gegevens langer te bewaren of als dit noodzakelijk blijkt voor het beheer van een mogelijk geschil.  
10. Wijziging
10.1. We behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring eenzijdig te wijzigen of aan te vullen. We zullen u zo veel mogelijk op de hoogte houden van eventuele wijzigingen. We adviseren u om onze privacyverklaring periodiek te herzien.  
10.2. Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 25 mei 2018.
11. Contact / vragen
11.1. Voor vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring en / of de verwerking van persoonsgegevens kunt u contact met ons opnemen op de adressen of nummers vermeld in punt 7.4 hierboven.